Kto ma obowiązek ustanowienia procedur dla sygnalistów?
Przepisy Dyrektywy o sygnalistach dzielą przedsiębiorców na trzy grupy. Po pierwsze, można wyróżnić podmioty prywatne zatrudniające mniej niż 50 pracowników - te podmioty w ogóle nie mają obowiązku ustanowienia kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. Krajowy ustawodawca może na takie podmioty nałożyć obowiązek ustanowienia kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, co jednak musi być szczególnie umotywowane.
Projekt ustawy o sygnalistach zakłada nałożenie obowiązku ustanowienia odpowiednich procedur na wszystkich pracodawców wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska (nawet jeżeli zatrudniają oni mniej niż 50 pracowników).
Kolejną grupą są podmioty prywatne zatrudniające od 50 do 249 pracowników, które mają obowiązek ustanowienia kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych najpóźniej do dnia 17 grudnia 2023 roku.
Ostania grupa to podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników, na których obowiązek ustanowienia kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych spoczywa już od dnia 17 grudnia 2021 roku.
Jak powinny być ukształtowane procedury dla sygnalistów?
Sporym utrudnieniem dla przedsiębiorców jest fakt, że ustawa implementująca do polskiego porządku prawnego przepisy Dyrektywy o sygnalistach nadal nie weszła w życie. W orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej ugruntowało się stanowisko dopuszczające bezpośrednie stosowanie dyrektywy w relacjach wertykalnych (relacjach między obywatelami i władzą publiczną) w przypadku braku terminowej implementacji danej dyrektywy do krajowego porządku prawnego. W takim wypadku dyrektywa znajdzie bezpośrednie zastosowanie, o ile jej przepisy będą bezwarunkowe oraz wystarczająco jasne i precyzyjne.
Z uwagi na powyższe, zaleca się, aby podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników ustanowiły kanały i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, w oparciu o przepisy Dyrektywy, w terminie do dnia 17 grudnia 2021 roku, mimo braku ustawy o sygnalistach (procedury mogą zostać następczo dostosowane do przepisów polskiej ustawy, kiedy ta już wejdzie w życie).
Zgodnie z treścią Dyrektywy o sygnalistach, procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych powinny zawierać następujące elementy: 1) kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu; 2) potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania; 3) wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami; 4) rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia; 5) zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.
Projekt ustawy o sygnalistach precyzuje, jakie elementy powinien zawierać regulamin zgłoszeń wewnętrznych. Przepisy te jeszcze nie obowiązują, warto jednak się z nimi zapoznać przed przystąpieniem do tworzenia procedur na potrzeby dokonywania wewnętrznych zgłoszeń. Wspomniany projekt zakłada, że regulamin zgłoszeń wewnętrznych określać będzie: 1) podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń; 2) sposoby przekazywania zgłoszeń; 3) informację, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych; 4) niezależny organizacyjnie podmiot, upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; rolę tę może pełnić podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń; 5) obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie; 6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez upoważniony podmiot; 7) działania następcze podejmowane przez pracodawcę w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa; 8) maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia; 9) zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
W jaki sposób wprowadzić regulamin zgłoszeń wewnętrznych do zakładu pracy?
Przepisy Dyrektywy o sygnalistach nie precyzują, w jaki sposób pracodawca ma ustalić regulamin zgłoszeń wewnętrznych. Projekt ustawy o sygnalistach zakłada natomiast, że regulamin zgłoszeń wewnętrznych pracodawca ustala po konsultacji z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem go do pracy.
Kim właściwie jest sygnalista?
Sporo już napisałam na temat tego, w jaki sposób przedsiębiorca powinien ukształtować wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń, ale nie wyjaśniłam, kim właściwie jest sygnalista. Otóż sygnalista to osoba dokonująca zgłoszenia, pracująca w sektorze prywatnym lub publicznym, która uzyskała informacje na temat naruszenia w kontekście związanym z pracą.
Powyższa definicja jest pojemna i obejmuje nie tylko pracowników, ale również osoby prowadzące działalność na własny rachunek, akcjonariuszy lub wspólników oraz osób będących członkami organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa, w tym członków niewykonawczych, wolontariuszy i stażystów, jak również osób pracujących pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.
Sygnalistą może być również były pracownik oraz osoba, z którą stosunek pracy ma zostać dopiero nawiązany.
Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?
Przepisy Dyrektywy o sygnalistach precyzują, że sygnaliści będą mogli zgłaszać naruszenia prawa unijnego z następujących dziedzin: 1) zamówienia publiczne; 2) usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; 3) bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami; 4) bezpieczeństwo transportu; 5) ochrona środowiska; 6) ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe; 7) bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt; 8) zdrowie publiczne; 9) ochrona konsumentów; 10) ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych;
Nadto, sygnaliści będą mogli zgłaszać wszystkie naruszenia mające wpływ na interesy finansowe Unii Europejskiej oraz naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego.
Reasumując, Dyrektywa o sygnalistach pozwala zgłaszać naruszenia prawa unijnego z wielu dziedzin, a na pracodawców nakłada obowiązek ustanowienia odpowiednich wewnętrznych kanałów pozwalających na zgłaszanie naruszeń. Ci mniejsi pracodawcy mogą wstrzymać się z ustanawianiem procedur do grudnia 2023 roku, warto jednak śledzić losy projektu ustawy o sygnalistach i wprowadzić odpowiednie procedury wcześniej, aby uniknąć niepotrzebnego niepokoju.