Czym jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką kapitałową, która może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zatem powstać w celach zarobkowych, w celach gospodarczych niemających charakteru zarobkowego, ale również w celu niegospodarczym. Pamiętajmy jednak, że niektóre rodzaje działalności (przede wszystkim banki) mogą być prowadzone wyłącznie w formie spółki akcyjnej.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w przeciwieństwie do spółek osobowych, może być założona przez jedną osobę. Brak jest przy tym ograniczeń podmiotowych dotyczących osób tworzących spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, za wyjątkiem jednego: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Co ciekawe, nie ma zakazu funkcjonowania spółek jednoosobowych, w których jedynym wspólnikiem jest inna jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może więc założyć spółkę z innym podmiotem, po czym nabyć od niego udziały i być jedynym wspólnikiem.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada osobowość prawną. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podmiotem całkowicie odrębnym od wspólników, posiada odrębny majątek, który dla wspólników jest mieniem cudzym.

Jak i za ile zakłada się spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

W pierwszej kolejności należy sporządzić umowę spółki w formie aktu notarialnego (pod rygorem nieważności). Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, podobnie jak umowa spółki jawnej i komandytowej, może być zawarta również przy wykorzystaniu wzorca umowy. Jeśli wybierzemy ten sposób, to musimy wypełnić formularz umowy udostępniony w systemie teleinformatycznym (na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości), a następnie opatrzyć umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (najprostszą opcją jest założenie profilu zaufanego za pośrednictwem strony internetowej jednego z banków - wówczas podpis będziemy potwierdzać tak, jak wykonanie przelewu internetowego). Warto mieć świadomość, że jeżeli skorzystamy z wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym, to wkładem do spółki będą mogły być wyłącznie pieniądze. Pokrycie kapitału zakładowego powinno nastąpić nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jej wpisu do rejestru.

Umowa obowiązkowo powinna zawierać: firmę i siedzibę spółki; przedmiot działalności spółki; wysokość kapitału zakładowego; czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział; liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników oraz czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony. Wspólnicy mogą na tej minimalnej treści poprzestać, ale lepszym rozwiązaniem będzie poświęcenie nieco więcej czasu celem dopracowania postanowień umowy, względnie skonsultowanie jej treści z adwokatem. W umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wspólnicy mogą m. in. doprecyzować zasady reprezentacji i zarządzania spółką czy uregulować zasady zbywania udziałów.

Pamiętajmy, że kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinien wynosić co najmniej 5 000 zł. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych.

Kolejnym krokiem jest zgłoszenie spółki do sądu rejestrowego. W przeciwieństwie do spółek osobowych, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje już w chwili sporządzenia umowy (przez okres od dnia sporządzenia umowy do dnia rejestracji mamy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji). Nie oznacza to jednak, że złożenie wniosku o rejestrację spółki nie jest konieczne. Musimy to zrobić, ponieważ dopiero z chwilą rejestracji spółka zyskuje osobowość prawną. Nadto, jeżeli nie zgłosimy spółki do KRS w ciągu sześciu miesięcy od sporządzenia umowy, to umowa spółki ulega rozwiązaniu. W przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, termin na zgłoszenie spółki do KRS wynosi 7 dni, a więc trzeba działać szybko.

Wniosek o rejestrację spółki składa się na formularzu (do znalezienia na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości). Wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu. Do wniosku należy załączyć potwierdzenie uiszczenia opłaty za wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do rejestru przedsiębiorców KRS (500 zł) oraz opłaty za opublikowanie informacji o wpisie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł). Zaoszczędzić możemy w sytuacji, w której zdecydujemy się na zawarcie umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie teleinformatycznym. Wówczas koszt wpisu to 250 zł, co po dodaniu opłaty za publikację informacji o wpisie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł), daje kwotę 350 zł.

W jaki sposób zarządzać spółką z ograniczoną odpowiedzialnością?

Zarząd prowadzi sprawy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i ją reprezentuje. Zarząd może składać się z jednego albo większej liczby członków. Do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona.

Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W umowie spółki można również określić wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu. Możliwe jest również wprowadzenie reguły, zgodnie z którą członka zarządu powoływać i odwoływać będzie rada nadzorcza.

Warto w umowie określić długość kadencji członków zarządu. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników. Umowa spółki może ograniczać prawo odwołania członka zarządu do ważnych powodów.

Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Prawa członka zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich. W umowie spółki możemy natomiast określić sposób reprezentacji spółki przez zarząd wieloosobowy (możemy nawet wskazać konkretne czynności, dla których wymagana jest reprezentacja łączna dwóch lub więcej członków zarządu). Jeżeli tego zaniechamy, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Uchwała zarządu wymagana jest przy czynnościach przekraczających zwykły zarząd, jak również wtedy, kiedy jeden z członków zarządu sprzeciwił się prowadzeniu sprawy przez innego członka zarządu.

Członkowie zarządu mają obowiązek powstrzymywać się od prowadzenia działalności konkurencyjnej względem działalności spółki. Jeżeli członek zarządu taką konkurencyjną działalność chciałby podjąć, musi uzyskać zgodę spółki. Zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu. Nadto, w przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka zarządu, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście, członek zarządu powinien ujawnić sprzeczność interesów i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw.

Pamiętać należy również o tym, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jakie kompetencje ma zgromadzenie wspólników?

Zgromadzenie wspólników podejmuje uchwały w sprawach wskazanych w ustawie oraz umowie spółki. Uchwały wspólników wymaga: rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków; postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru; zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego; nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej; zwrot dopłat; nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 000 zł, zawarta przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki oraz rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego.

Umowa spółki może wymagać uchwały wspólników również w innych sprawach. Dopuszczalne jest ustanowienie granicy kwotowej, po przekroczeniu której, na podjęcie czynności wymagana jest zgoda zgromadzenia wspólników. Warto przed sporządzeniem umowy zastanowić się, na ile wspólnicy będą mieć prawo kontrolowania zarządu.

Kto i kiedy zwołuje zgromadzenie wspólników?

Wyróżniamy nadzwyczajne i zwyczajne zgromadzenie wspólników, które powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być przede wszystkim rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy; powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty oraz udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się wtedy, kiedy ustawa, zarząd lub inne podmioty uznają to za potrzebne. Po pierwsze, jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki.

Rada nadzorcza (komisja rewizyjna) ma prawo zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie, a nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników - jeżeli zwołanie go uzna za wskazane, a zarząd nie zrobi tego w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania.

Zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników i umieszczenia określonych spraw w porządku obrad tego zgromadzenia może żądać wspólnik (wspólnicy) reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego. Żądanie takie należy złożyć na piśmie zarządowi. Jeśli zarząd nie zwoła zgromadzenia w terminie dwóch tygodni, wspólnik może żądać, aby sąd rejestrowy upoważnił go do zwołania zgromadzenia.

Dodam jeszcze, że uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany (przyszli wszyscy wspólnicy), a nikt nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Podejmowanie uchwał bez formalnego zwoływania zgromadzenia jest częstą praktyką w tych mniejszych spółkach, w których wspólnicy nie pozostają w konflikcie.

Czy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością należy ustanowić radę nadzorczą?

Powołanie rady nadzorczej jest obowiązkowe w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. W pozostałych wypadkach ustanowienie rady nadzorczej nie jest konieczne. Rada nadzorcza składa się co najmniej z trzech członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników. Umowa spółki może wprowadzić inny tryb powoływania (odwoływania) rady nadzorczej. Członków rady nadzorczej powołuje się na rok, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej.

Do kompetencji rady nadzorczej należy stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Rada nadzorcza nie ma jednak prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki. Umowa spółki może przyznawać radzie nadzorczej dodatkowe uprawnienia (np. prawo odwoływania członków zarządu).

Jeżeli w spółce nie ustanowiono rady nadzorczej (ani komisji rewizyjnej), prawo kontroli służy wspólnikom. Mogą oni przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. W przypadku ustanowienia rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników.

Kiedy wspólnikom wypłaca się dywidendę?

Każdy wspólnik ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonym do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zysk przypadający wspólnikom dzieli się w stosunku do udziałów.

Kwota przeznaczona do podziału między wspólników nie może przekraczać zysku za ostatni rok obrotowy, powiększonego o niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz o kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału. Kwotę tę należy pomniejszyć o niepokryte straty, udziały własne oraz o kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe.

Jak wynika z powyższego, w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wypłata zysku jest uregulowana precyzyjniej aniżeli w przypadku spółek osobowych. Wypłata dywidendy musi być poprzedzona sporządzeniem sprawozdania finansowego oraz podjęciem stosownej uchwały przez wspólników. Dzień wypłaty dywidendy wyznacza się w ciągu dwóch miesięcy od dnia powzięcia tej uchwały.

Pewnym złagodzeniem omawianej regulacji jest art. 194. Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym umowa spółki może upoważniać zarząd do wypłaty wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli spółka posiada środki wystarczające na wypłatę. Spółka może wypłacić zaliczkę na poczet dywidendy wyłącznie wtedy, kiedy jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Kwota zaliczki nie może przekraczać połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne.

Kto ponosi odpowiedzialność za długi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Zacznijmy od tego, że za zobowiązania spółki nie odpowiadają wspólnicy. Wierzyciele spółki w celu zaspokojenia swoich wierzytelności nie mogą więc sięgać do majątku osobistego wspólników.

Za zobowiązania spółki mogą natomiast odpowiadać członkowie zarządu (i to solidarnie), ale wyłącznie jeżeli można im zarzucić niedopełnienie swoich obowiązków, a egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Członkowie zarządu mogą uwolnić od odpowiedzialności, jeżeli wykażą, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości wierzyciel nie poniósł szkody (nawet gdyby wniosek został złożony w terminie, to wierzyciel nie został zaspokojony).