Czym jest tajemnica adwokacka?

Tajemnica adwokacka jest rodzajem tajemnicy zawodowej, wprowadzonej ustawą z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze. Stosownie do treści art. 6 ust. 1 wspomnianej ustawy, adwokat obowiązany jest zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej nie może być ograniczony w czasie.

O tajemnicy adwokackiej możemy również poczytać w Zbiorze Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu (Kodeksie Etyki Adwokackiej - KEA). Zgodnie z treścią KEA, adwokat zobowiązany jest zachować w tajemnicy oraz zabezpieczyć przed ujawnieniem lub niepożądanym wykorzystaniem wszystko, o czym dowiedział się w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Obowiązek przestrzegania tajemnicy zawodowej jest nieograniczony w czasie.

Adwokaci są zatem niejako podwójnie zobowiązani do zachowania wszystkich informacji o kliencie i jego sprawach w tajemnicy. Po pierwsze zobowiązuje ich do tego ustawa, po drugie - zasady etyki, których każdy adwokat musi przestrzegać (nieprzestrzeganie zasad etyki może doprowadzić do wszczęcia przeciwko adwokatowi postępowania dyscyplinarnego).

Co obejmuje tajemnica adwokacka?

Jak zasygnalizowałam w poprzednim akapicie, tajemnica adwokacka obejmuje wszystko, o czym adwokat dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Kodeks Etyki Adwokackiej precyzuje, że znajdujące się w aktach adwokackich materiały objęte są tajemnicą adwokacką. Tajemnicą objęte są wszystkie wiadomości, notatki i dokumenty dotyczące sprawy uzyskane od klienta oraz innych osób, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.

Zakres tajemnicy adwokackiej jest więc bardzo szeroki. Adwokat musi zachować w tajemnicy wszystko, co jest mu o danym kliencie lub o jego sprawie wiadome. Nie ma znaczenia to, w jaki sposób się danej rzeczy dowiedział (adwokat jest zobowiązany zachować w tajemnicy nie tylko informacje przekazane bezpośrednio przez klienta, ale również te pozyskane od osób trzech i samodzielnie) ani też to, w jakiej formie informacja jest przechowywana.

W uchwale Wydziału Wykonawczego Naczelnej Rady Adwokackiej z dnia 13 października 1934 r. możemy przeczytać, że „obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej obejmuje nie tylko zakomunikowane adwokatowi wiadomości, lecz w ogóle wszelkie wiadomości o charakterze poufnym, uzyskane przez adwokata w bezpośrednim związku z wykonywaniem zawodu, nie wyłączając wiadomości uzyskanych dzięki osobistym obserwacjom”. Jak wynika z powyższego, nacisk na szerokie rozumienie tajemnicy adwokackiej kładziono już w dwudziestoleciu międzywojennym.

Tajemnica adwokacka nie obejmuje danych, które należy umieszczać na dokumentach finansowych (faktury, rachunki). Adwokat nie może zatem odmówić okazania wystawionych przez siebie faktur lub rachunków uprawnionemu organowi (np. sądowi, urzędowi skarbowemu).

Czy tajemnica obowiązuje aplikantów adwokackich i innych pracowników kancelarii?

Wszelkie zasady etyczne obowiązujące adwokatów, w tym zachowanie tajemnicy zawodowej, obowiązują również aplikantów. Aplikanci także są członkami adwokatury, przy czym nie mogą prowadzić spraw samodzielnie, jako że dopiero uczą się wykonywania zawodu. Wraz z przyjęciem od adwokata upoważnienia do zajmowania się daną sprawą, aplikant staje się zobowiązany do zachowania wszystkich informacji o sprawie i kliencie w tajemnicy. Nadto, do zachowania tajemnicy zawodowej zobowiązani są radcy prawni i aplikanci radcowscy oraz doradcy podatkowi.

Inni pracownicy kancelarii (np. studenci prawa na stażu, prawnicy niebędący radcami prawnymi/aplikantami, sekretarze) nie są zobowiązani z mocy prawa do zachowania tajemnicy zawodowej. Adwokat ma obowiązek zobowiązania swoich współpracowników i personel oraz wszelkich osób zatrudnionych przez niego podczas wykonywania działalności zawodowej do przestrzegania obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej. Adwokat ponosi zatem odpowiedzialność za ujawnienie informacji przez swoich pracowników.

Jak adwokaci dbają o ochronę klientów?

Adwokat zobowiązany jest nie tylko nie ujawniać informacji dotyczących klienta, ale również dbać o bezpieczeństwo tych informacji. Jak pisałam wyżej, adwokat musi zapewnić, aby wszyscy pracownicy (wszyscy - również osoby sprzątające, niszczące dokumenty) przestrzegali tajemnicy adwokackiej. Zapewnienie to polega w pierwszej kolejności na sporządzeniu odpowiednich umów, w drugiej zaś na ograniczaniu poszczególnym pracownikom dostępu do informacji. Pracownik powinien mieć dostęp wyłącznie do tych informacji dotyczących klienta, które są mu niezbędne do wykonania danej czynności zleconej przez adwokata.

Adwokat posługujący się w pracy zawodowej komputerem lub innymi środkami elektronicznego utrwalania danych obowiązany jest stosować oprogramowanie i inne środki zabezpieczające dane przed ich niepowołanym ujawnieniem. Przekazywanie informacji objętych tajemnicą zawodową za pomocą elektronicznych i podobnych środków przekazu wymaga zachowania szczególnej ostrożności i uprzedzenia klienta o ryzyku związanym z zachowaniem poufności przy wykorzystaniu tych środków.

Adwokat jest więc zobligowany do dbałości o bezpieczeństwo komputera, z którego w pracy korzysta. Adwokat powinien wyposażyć komputer w system antywirusowy i posiadać wiedzę w przedmiocie możliwości wyłudzenia danych przez osoby trzecie. Adwokat winien również korzystać z bezpiecznej poczty elektronicznej i w sposób bezpieczny przechowywać informacje.

W kancelarii akta spraw i wszelkie inne dokumenty winny być przechowywane w sposób uniemożliwiający osobom trzecim dostęp do nich (w szafach zamykanych na klucz), a sama kancelaria winna być zorganizowana tak, aby klient przychodzący na spotkanie mógł liczyć na spokój i poufność. Nie można również zapomnieć, że adwokat jest zobowiązany do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych (czyli RODO).

Warto wiedzieć, że adwokatowi nie wolno zgłaszać dowodu z zeznań świadka będącego adwokatem lub radcą prawnym w celu ujawnienia przez niego wiadomości uzyskanych w związku z wykonywaniem zawodu. Zakaz ten wynika z Kodeksu Etyki Adwokackiej.

Czy sąd może zwolnić adwokata z obowiązku zachowania tajemnicy?

W postępowaniu cywilnym sąd nie może zwolnić adwokata z obowiązku zachowania tajemnicy. Jeżeli adwokat będzie zeznawać w sądzie w charakterze świadka, może on odmówić odpowiedzi na zadane mu pytanie, jeżeli zeznanie miałoby być połączone z pogwałceniem istotnej tajemnicy zawodowej. Ocenę czy dana okoliczność jest istotną tajemnicą zawodową pozostawiono adwokatowi.

W postępowaniu sądowoadministracyjnym sytuacja wygląda podobnie - sąd nie może zwolnić adwokata z obowiązku zachowania tajemnicy.

Nieco inaczej sprawa wygląda w postępowaniu karnym. Kodeks postępowania karnego wyróżnia dwa rodzaje tajemnicy adwokackiej: „tajemnicę obrończą” i „zwykłą tajemnicę adwokacką”. Osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy adwokackiej mogą być przesłuchiwane co do faktów objętych tą tajemnicą tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla dobra wymiaru sprawiedliwości, a okoliczność nie może być ustalona na podstawie innego dowodu. W postępowaniu przygotowawczym w przedmiocie przesłuchania lub zezwolenia na przesłuchanie decyduje sąd, na posiedzeniu bez udziału stron, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty doręczenia wniosku prokuratora. Na postanowienie sądu przysługuje zażalenie.

W postępowaniu karnym bezwzględnie nie wolno przesłuchiwać jako świadka obrońcy albo adwokata (radcy prawnego), który udzielił pomocy prawnej zatrzymanemu. Z obowiązku zachowania tajemnicy obrończej sąd zwolnić nie może (ciekawostka - sąd nie może również zwolnić z obowiązku zachowania tajemnicy spowiedzi).

Kiedy adwokat nie jest zobowiązany do zachowania tajemnicy?

Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej nie dotyczy informacji udostępnianych na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz przekazywanych na podstawie przepisów rozdziału 11a) działu III Ordynacji podatkowej (informacji o tzw. schematach podatkowych).

Nie wdając się zbytnio w szczegóły, można powiedzieć, że informacje o klientach, którzy nie szykują niczego niedobrego, są bezpieczne. Co więcej, zdaniem Sądu Najwyższego, zachowanie przez adwokata tajemnicy zawodowej jest nadrzędne wobec obowiązku zawiadomienia o popełnionym przez inną osobę przestępstwie. Adwokat nie poniesie zatem odpowiedzialności karnej wtedy, kiedy - mimo posiadania takiego obowiązku - nie zawiadomi prokuratury o popełnionym przez klienta przestępstwie.